منیژه زارع - عضو هیئت علمی گروه کامپیوتر دانشگاه آزاد اسلامی واحد زابل

در این مقاله سعی بر آن داریم تا اهمیت استفاده از سیستمهای اطلاعاتی و به طور اخص اتوماسیون اداری و روند تکمیل سیستم های مذکور را از نظر بگذرانیم. همچنین مروری بر مزایا و معایب این سیستم ها و تأثیر سیستم های فوق الذکر در تصمیم گیری مدیران خواهیم داشت. یک سیستم اتوماسیون اداری، نرم افزاری جهت انجام امور اداری و چرخۀ مکاتبات و نیز ابزاری کارا جهت نظارت بر گردش کار در سازمان می باشد. در زمانی که از سیستم اتوماسیون اداری استفاده می شود می توان گزارشهای ویژه ای را تهیه کرد تا راندمان کاری افراد و نیز گلوگاه های مکاتباتی و کارکرد کارکنان برای مدیریت روشن شود تا قادر باشد جهت اصلاح ساختار اداری از این اطلاعات استقاده نماید. امروزه فناوری اطلاعات و ارتباطات به عنوان یکی از ابزارهای اصلی در تحول اداری و مکانیزاسیون به شمار می رود و تأثیر به سزایی در ارتقاء فعالیتهای اداری دارد. سیستم های اداری، سیستم هایی هستند که وظیفۀ اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. در این میان از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربرد و فعالیتهای اداری و بازرگانی رو به گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات و مکاتبات را در بر گیرد به وضوح احساس شد. چنانچه امروزه سازمانهایی می توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجۀ بالایی از اتوماسیون سود برده باشند.

سیستم اتوماسیون، فناوری اطلاعات، ارتباطات، مکانیزاسیون