مدیریت و امنیت اطلاعات در سامانه اسناد الکترونیکی

ضرورت پرداختن به رقمی سازی امری اجتناب ناپذیر است. گسترش روز افزون فنّاوری اطلاعات، تقاضا برای رقمی سازی منابع آرشیوی برای حفاظت، جست و جو و دستیابی مطمئن و با امنیت بالا را مطرح کرده است. اسناد الکترونیکی به عنوان شواهد فعالیت کاری سازمان ها، باید با ضریب امنیتی بالا مدیریت شوند. اما آنچه مسلم است، در سازماندهی این منابع، باید مبانی مدیریت نگهداری اسناد الکترونیکی در نظر گرفته شود. در این خصوص، شناخت ماهوی از ساختار و الزامات و همچنین محیط هایی که در تولید، دریافت و ذخیره سازی و نگهداری دخالت دارند، از لوازم اجتناب ناپذیر مدیریت اسناد الکترونیکی است. خط مشی آرشیو در به کارگیری و استفاده از سامانه اسناد الکترونیکی، توسعه آرشیو الکترونیکی پیشرفته برای حفظ و نگهداری و دسترسی به هر نوع سند بدون وابستگی به سخت افزار یا نرم افزار خاص است. حجم پرونده های الکترونیکی تولید شده، قالب های متنوع منابع الکترونیکی و محدودیت های سخت افزاری و نرم افزاری، حوزه های مربوط به حفظ، توسعه و مدیریت اسناد الکترونیکی را با چالش های جدی مواجه ساخته است. در حوزۀ ساختاری، اسناد متعددی با ماهیت و شکل متفاوت وجود دارند. دسترسی به محتوا، شکل و بافت سند در چرخۀ مدیریت اسناد الکترونیکی از طریق تفسیر، پالایش و پردازش اطلاعات توسط سیستم عامل و سخت افزار به کار گرفته شده در سامانه صورت می گیرد. اسناد الکترونیکی در چرخۀ مدیریت به اجزای اطلاعات تقسیم می شود.