برنامه ریزی مدیریت اطلاعات و ارتباطات برای مواقع اضطراری و شرایط بحرانی

هنگامی که یک وضعیت اضطراری رخ می دهد، نیاز به برقراری ارتباط فوری است . اگر عملیات تجاری مختل شود، افراد می خواهند بدانند که چگونه بر آنها تاثیر می گذارد. ممکن است لازم باشد که تنظیم کننده ها مطلع شوند و مقامات دولتی و محلی بخواهند بدانند در جامعه آنها چه می گذرد. کارمندان، افراد جامعه و خانواده هایشان نگران خواهند بود و اطلاعات می خواهند. همسایه هایی که در نزدیکی این مرکز زندگی می کنند ممکن است به اطلاعات نیاز داشته باشند، به ویژه اگر توسط حادثه تهدید شوند. همه این ”مخاطبان” قبل از اینکه کسب و کار فرصتی برای برقراری ارتباط پیدا کند، اطلاعاتی را می خواهند.یکی از اجزای مهم برنامه آمادگی ، طرح ارتباطات بحران است . یک کسب و کار باید بتواند در ساعات و روزهای بعد در شرایط اضطراری به سرعت ، دقیق و با اطمینان پاسخ دهد. بسیاری از مخاطبان مختلف باید با اطلاعاتی خاص به علایق و نیازهای آنها دست یابند. تصویر کسب و کار می تواند به طور مثبت یا منفی تحت تاثیر تصورات عمومی از رسیدگی به حادثه باشد. درک مخاطبان بالقوه کلیدی است ، زیرا هر مخاطبی می خواهد بداند: »چگونه بر من تاثیر می گذارد؟« راهنمایی برای برگه تماس و نگارش پیام هایی که مختص علایق مخاطب است ، یکی دیگر از عناصر این طرح است . برگه تماس و مرکز اطلاعات نحوه استفاده از منابع موجود برای جمع آوری و انتشار اطلاعات در حین و پس از یک حادثه را توضیح می دهد.