مدیریت مدارک (Document Management)

برای دستیابی به فن آوری مدیریت پروژه ها، پرداختن دقیق به تمام سر فصل های مربوطه که معمولاٌ در گزارش جمع بندی (Close up) پروژه درج می گردد اجتناب ناپذیر است. از جمله این سرفصل ها عناوینی مثل متن قرارداد اصلی، موافقتنامه ها، دستور العمل ها، روش شماره گذاری مکاتبات و روش های شماره گذاری نقشه ها و مدارک مهندسی، خرید و ساخت می باشد . در این مقاله به یکی از سر فصل های مهم گزارش جمع بندی یعنی مدیریت مدارک و مکاتبات پرداخته شده است. دو روش عمده در مدیریت و تنظیم آرایش فعالیت هایی که منجر به تولید مدرک در یک بخش مهندسی می شود، وجود دارد الف . روش تنظیم لیست مدارک بر اساس نوع آنها (Document wise Approach) ب. روش تنظیم لیست مدراک بر اساس موقعیت در پروژه .(Area wise Approach) یکی دیگر از مقوله های مهم در ارتباط با مدیریت منابع اطلاعات و مدارک، مدیریت شماره گذاری (Numbering) مدارک در حال تولید می باشد . با عنایت به این موضوع ضروریست، نام مربوط به هر مدرک به صورتی باشد که بتواند همه یا قسمتی از مشخصه های عمده ذیل را در بر داشته باشد. 1. ماهیت یا نوع مدرک 2. واحد ایجاد کننده مدرک 3. ناحیه مورد نظر 4. اندازه مدرک 5. شماره ویرایش مدرک 6. نام پروژه. در این مقاله ابتدا به روشهای تنظیم و آرایش لیست مدارک پرداخته می شود . سپس در ادامه به شرح نحوه شماره گذاری یک مدرک و روش مناسب پیگیری و ردیابی آن بیان می شود .