تحلیل و مدل سازی فرایندهای امور دانشجویی دانشگاه صنعتی شریف به منظور شناخت گلوگاه و بهبودهای فرایندی پیش از انتخاب و استفاده از BPMS

امروزه نیاز به بهبود و پویایی، در همه امور زندگی به شکل فزاینده ای احساس می شود. سازمان ها و نهادها نیز از این قاعده مستثنی نیستند. از این رو بدنبال نهادینه ساختن بهبود در بدنه سازمانی خود هستند تا با مناسب ترین راهبرد ممکن بتوانند با توجه به عوامل تغییر پذیر بیرونی و درونی، در راستای رسیدن به اهداف، خود را تطبیق دهند. در این مسیر، هسته اصلی کنترل و مدیریتی سازمان ها را فرایندها تشکیل می دهند. بنابراین سازمان ها در سطح استراتژیک، استفاده از سیستم های مدیریت فرایند را در برنامه خود تدوین نموده اند. اما برای رسیدن به یک سیستم مدیریت فرایند مطلوب، احصای فرایندها، شناخت موانع آن، باز طراحی و یا باز مهندسی فرایندها امری اجتناب ناپذیر است. بنابراین در این مقاله به منظور شناسایی بهتر دامنه خدمت دهی دانشگاه صنعتی شریف در مقوله امور دانشجویی، جهت درک مطلوب تر نیازمندی ها و به کارگیری بهبودهای احتمالی با مهندسی مجدد برای مرتفع نمودن گلوگاه ها، به به بررسی چالش های موجود در فرایندها جاری آنها پرداخته شده است تا مقدمه ای برای حرکت به سوی انتخاب و پیاده سازی سیستم مدیریت فرایندهای سازمانی در دانشگاه باشد. برای انجام این کار که با همکاری بخش مدیریت امورد دانشجویی دانشگاه صنعتی شریف بوده است، بررسی نزدیک فرایندها، مصاحبه مستقیم با مشارکت کنندگان فرایندها و مطالعه مستندات موجود مورد استفاده قرار گرفته است. پس از شناسایی فرایندها، گلوگاه های فرایند مشخص و برای آن ها راهکارهایی ارایه گردیده است که نه تنها موجب شده شفافیت در خصوص فرایندها بیشتر گردد بلکه روند اجرای آن را نیز با تسریع و تسهیل همراه ساخته است.